Инвентаризация на складе: порядок по ФСБУ 28/2023 и практика пересчёта

Актуально на октябрь 2026 года.

Инвентаризация на складе означает пересчёт товара и сравнение результата с данными учёта. Так это и сформулировано в статье 11 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»: активы и обязательства подлежат инвентаризации, фактическое наличие сопоставляют с регистрами учёта, а расхождения записывают в том отчётном периоде, к которому относится дата инвентаризации. Случаи, сроки и порядок экономический субъект определяет сам, кроме обязательной инвентаризации: её задают законы и федеральные стандарты (ч. 3 ст. 11).

Какие нормы действуют

Обязательную инвентаризацию регулирует ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация», утверждённый приказом Минфина от 13.01.2023 № 4н. Стандарт применяется с 1 апреля 2025 года, досрочно его можно было применять по своему решению. На организации бюджетной сферы он не распространяется.

Методические указания по инвентаризации, утверждённые приказом Минфина от 13.06.1995 № 49, утратили силу с 1 апреля 2025 года приказом Минфина от 27.04.2023 № 189. Ссылки на них в учётной политике и приказах стоит заменить ссылками на ФСБУ 28/2023.

Когда инвентаризация обязательна

Пункт 15 стандарта перечисляет случаи, пункт 16 задаёт дату, на которую считают. Для склада важны первые шесть строк таблицы.

Результаты инвентаризации активов, проведённой не ранее 1 октября, допускается записать в учёт того периода, в котором её закончили, но не позднее 31 декабря (подп. «б» п. 10). Поэтому многие склады считают в октябре и ноябре, когда до пика продаж ещё есть время.

Комиссия

Для обязательной инвентаризации создают инвентаризационную комиссию (п. 19). Правила стандарта:

• материально ответственное лицо не может быть членом комиссии, которая проверяет его товар (п. 20);
• если отсутствует пятая часть членов комиссии или больше, результаты признают недействительными (п. 21);
• при большом объёме можно создать несколько комиссий и распределить между ними зоны (п. 19);
• комиссию можно не создавать, если в штате только руководитель или руководитель и бухгалтер, если инвентаризацию проводит аудитор по договору или ревизионная комиссия по уставу (п. 22).

Пересчёт товара идёт по месту хранения и по каждому материально ответственному лицу, в его присутствии. Определять наличие со слов материально ответственного лица или по данным учёта запрещено (п. 23).

Документы

Стандарт называет документы инвентаризации: описи, акты, сличительные ведомости. Опись с фактическим наличием и документ с результатами можно объединить в один (п. 5). Формы утверждает руководитель, как и для любых первичных документов (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Унифицированные формы ИНВ-3 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей» и ИНВ-19 «Сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей» утверждены постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88. С 2013 года они не обязательны: Минфин указал это в информации № ПЗ-10/2012. Их можно взять за основу или сделать свою форму.

Своя опись по запасам должна содержать то, что требует п. 31 стандарта:

• наименование, идентифицирующие сведения и количество в единицах учёта;
• на каждой странице прописью число порядковых номеров и общее количество в натуральных единицах;
• отметку о проверке цен, таксировки и итогов на последней странице;
• расписку материально ответственного лица, что пересчёт шёл в его присутствии и претензий нет;
• подписи всех членов комиссии и материально ответственного лица.

Пустые строки на бумажной описи прочёркивают (п. 33). Исправление в описи заверяют подписями всех членов комиссии и материально ответственного лица (п. 34).

Подготовка

Стандарт требует создать условия для полного и точного пересчёта: люди, исправная техника, весы, связь (п. 7). На складе это означает следующее.

1. Приказ: состав комиссии, зоны, даты начала и окончания (сроки устанавливает руководитель, п. 17).
2. Заморозка движения. Приёмку закончить и провести в учёте, отгрузки остановить или вывести в отдельную зону, возвраты не принимать. Это практика: стандарт прямо не требует остановки, но пересчёт движущегося товара не сходится.
3. Последние документы. Комиссия получает последние приходные и расходные документы, председатель визирует их с пометкой «до инвентаризации на (дата)» (п. 26).
4. Расписки. Материально ответственные лица пишут расписки, что все документы сданы, товар оприходован, выбывший списан (п. 27).
5. Порядок на складе. Разобрать зону приёмки, закрыть открытые короба, развесить ярлыки на ячейки без адреса.
6. Бланки. Описи распечатывают или загружают в терминалы по зонам.

Если пересчёт идёт несколько дней, доступ в зону без комиссии ограничивают: опечатывают помещение, ставят сигнализацию или видеонаблюдение (п. 29).

Пересчёт

Слепой пересчёт

Счётчик получает список ячеек и артикулов без учётного количества и пишет то, что видит. Это обычная практика складов. Когда учётное число перед глазами, человек склонен «досчитать» до него, и расхождение теряется.

Ячейка за ячейкой

При адресном хранении опись строят по адресам: ряд, секция, ярус. На складе «Ярус» адрес выглядит как A-03-2 (ряд A, секция 03, ярус 2). Счётчики идут по ряду в одном направлении, закрытую ячейку отмечают, чтобы не посчитать дважды. Товар, найденный не в своей ячейке, записывают по фактическому адресу, перемещение оформляют потом.

Целые упаковки

Товар в неповреждённой упаковке поставщика допускается считать по документам: пересчитать число упаковок и выборочно проверить часть товара в натуре (п. 24). Для склада с паллетами в заводской плёнке это экономит дни: считают короба на паллете, а вскрывают каждый десятый или двадцатый.

Повторный счёт

Каждое расхождение пересчитывает второй человек. Практика показывает, что большая часть первых расхождений оказывается ошибкой счёта или товаром в соседней ячейке. Если материально ответственное лицо после пересчёта заметило ошибку в описи, оно сообщает комиссии до открытия склада, и комиссия проверяет заявление (п. 30).

Сверка и учёт результатов

Фактическое количество сравнивают с учётным, разницу руководитель квалифицирует по представлению комиссии: излишек, недостача, порча, пересортица, основание для возмещения (п. 9). Дальше порядок такой (п. 11-14):

• излишек принимают по справедливой или балансовой стоимости и относят на доходы;
• недостачу оценивают по балансовой стоимости и относят на виновных лиц, если есть основание для возмещения, иначе на расходы;
• пересортицу зачитывают в исключительных случаях: за один период, у одного материально ответственного лица, по товару одного наименования и в равных количествах; если недостающий товар дороже, разницу относят на виновных или на расходы;
• нормы естественной убыли применяют, только если организация установила их для этого товара, только к фактической недостаче и только после зачёта пересортицы; убыль в пределах норм идёт в затраты или расходы на продажу, сверх норм на виновных или на расходы.

Инвентаризация на складе ответственного хранения

Когда товар лежит у 3PL-оператора на ответственном хранении, его считают обе стороны, каждая в своём учёте.

Хранитель держит чужой товар на забалансовом счёте 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение» по Плану счетов (приказ Минфина № 94н). При годовой инвентаризации стандарт включает в объекты и такое имущество, учтённое за балансом (подп. «г» п. 18), а документы на него составляют отдельно (п. 32). В альбоме Госкомстата для этого есть форма ИНВ-5 «Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение».

Для владельца товар остаётся его запасом, и обязательную инвентаризацию он проводит сам, по месту нахождения товара. На практике это выглядит так:

• владелец заранее согласует с оператором дату, зоны и порядок; на эти дни отгрузки по его товару останавливают;
• склад выгружает остатки по адресам из WMS, представитель владельца пересчитывает товар вместе с сотрудником склада;
• паллеты в заводской упаковке считают по коробам с выборочным вскрытием (п. 24 стандарта);
• если пересчитать товар невозможно или слишком затратно, стандарт допускает другие способы установить наличие, в том числе фото- и видеофиксацию (подп. «а» п. 4);
• итог закрепляют актом сверки остатков с подписями обеих сторон, расхождения разбирают по документам приёмки и отгрузки.

Кто отвечает за недостачу на складе хранителя и как считается ущерб, определяет договор. Что в нём проверить, описано в статье о договоре ответственного хранения и на странице условий хранения. Склад «Ярус» ведёт учёт в WMS по адресам и даёт клиенту выгрузку остатков, поэтому сверку можно делать каждый месяц, а не раз в год.

После годовой инвентаризации полезно выписать 20-30 позиций с самыми частыми расхождениями и считать их выборочно каждый месяц: так ошибки приёмки и сборки ловятся до следующего октября. Как выстроить учёт между пересчётами, описано в статье о складском учёте для малого бизнеса.

Статья справочная и не заменяет консультацию бухгалтера. Перед утверждением приказа и форм проверьте актуальную редакцию ФСБУ 28/2023 и закона № 402-ФЗ.