Складской учёт для малого бизнеса: что требует закон, а что решаете вы

Актуально на октябрь 2026 года.

Складской учёт и бухгалтерский учёт запасов отвечают на разные вопросы. Складскому нужно знать количество и место: 48 коробок артикула 10-215 в ячейке A-03-2. Бухгалтерскому нужна стоимость: сколько стоят эти коробки и когда их себестоимость попадёт в расходы. В малом бизнесе оба учёта часто ведёт один человек в одной таблице, поэтому сначала стоит развести, что требует закон, а что остаётся вашим решением.

Что требует закон

Основа здесь Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Статья 6 обязывает вести бухучёт каждый экономический субъект, то есть ООО и любую другую организацию. Индивидуальный предприниматель вправе бухучёт не вести, если по налоговому законодательству он ведёт учёт доходов или доходов и расходов (п. 1 ч. 2 ст. 6). Для ИП на упрощёнке это обычная ситуация. Бухгалтерские счета ему не нужны, а количество товара на полке он всё равно должен знать, иначе не поймёт, что дозаказать.

Субъекты малого предпринимательства вправе применять упрощённые способы ведения бухучёта, включая упрощённую отчётность (п. 1 ч. 4 ст. 6). Исключения перечислены в ч. 5 той же статьи: в частности, организации с обязательным аудитом, жилищные и кредитные потребительские кооперативы, микрофинансовые организации.

Первичные документы

Статья 9 закона требует оформлять каждый факт хозяйственной жизни первичным учётным документом. Для склада это поступление товара, отгрузка, перемещение, списание. У документа есть обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9):

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации или ИП, который его составил;
• содержание операции;
• количество и (или) сумма с единицами измерения;
• должности, фамилии и подписи лиц, которые совершили операцию и отвечают за оформление.

Формы документов утверждает руководитель (ч. 4 ст. 9). Минфин в информации от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 прямо написал, что с 1 января 2013 года формы из альбомов унифицированных форм первичной документации не обязательны. Привычную товарную накладную ТОРГ-12 можно оставить, можно взять за основу и дописать нужные графы, можно сделать свою форму. Обязательные реквизиты должны быть в любом варианте.

Для передачи товара между компаниями часто используют универсальный передаточный документ. ФНС предложила его форму письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@: УПД построен на форме счёта-фактуры и может одновременно служить первичным документом. Форма рекомендованная, отказ от неё не мешает учесть операцию.

Стоимость запасов: ФСБУ 5/2019

Как оценивать товар в бухучёте, определяет ФСБУ 5/2019 «Запасы», утверждённый приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н и применяемый с отчётности за 2021 год. Товары для перепродажи прямо названы запасами (подп. «г» п. 3). Для склада полезны три нормы. Единицу учёта организация выбирает сама: номенклатурный номер, партию, однородную группу (п. 6). Себестоимость при отгрузке считают одним из трёх способов: по каждой единице, по средней себестоимости или ФИФО (п. 36). Способ для схожих запасов должен быть один и тот же (п. 37).

Для малого бизнеса стандарт предусматривает упрощения, и их стоит знать точно:

Критерии микропредприятия и малого предприятия по численности и доходу задаёт закон № 209-ФЗ о развитии малого и среднего предпринимательства. Какие упрощения брать, решает организация и записывает в учётную политику.

Что ещё обязательно

Организация проводит инвентаризацию перед годовой отчётностью и в других случаях, перечисленных в ФСБУ 28/2023. Порядок, сроки и документы разобраны в статье «Инвентаризация на складе». Если часть ассортимента входит в перечень товаров с обязательной маркировкой (распоряжение Правительства от 28.04.2018 № 792-р, перечень регулярно расширяют), в карточке товара нужен признак маркировки, а приёмка и отгрузка таких позиций идут со сканированием кодов «Честного знака».

Что закон не регулирует

Адреса ячеек, деление на зоны, учёт по партиям и срокам годности внутри склада, частота пересчётов между инвентаризациями, выбор программы, штрихкоды: всё это практика. Закону нужно, чтобы операция была подтверждена документом, а стоимость в отчётности была достоверной. Как кладовщик находит коробку на стеллаже, его не касается.

Шаг 1. Единицы измерения

Базовой единицей делайте ту, в которой товар продаётся: штуку, метр, килограмм. Упаковки задайте коэффициентами: короб равен 12 штукам, паллета равна 40 коробам. Самая частая ошибка малого склада: приход вносят коробами, продажи списывают штуками, а в таблице одно поле «количество». Через месяц остаток по такой позиции не сходится ни с чем.

Шаг 2. Карточка товара

Одна строка справочника на одну позицию ассортимента (SKU). Минимальный набор полей:

• артикул и наименование, которое однозначно отличает позицию от соседних;
• базовая единица и коэффициенты упаковок;
• штрихкод единицы и штрихкод короба;
• вес и габариты короба: без них не посчитать место и паллеты;
• признак учёта по партиям или срокам годности;
• признак обязательной маркировки;
• основное место хранения и минимальный остаток для дозаказа.

Наименование пишут по одному шаблону: тип товара, бренд, модель, размер или объём, цвет. «Ведро 12 л серое» и «Ведро серое 12л» в разных строках дают две позиции вместо одной.

Шаг 3. Документы движения

Остаток меняется только документом. Набор документов для малого склада короткий:

При поступлении в учёт вносят количество, которое реально приняли, а не количество из накладной поставщика. Если они не совпали, оформляют акт расхождения. Порядок разобран в статье о приёмке товара на склад.

Шаг 4. Остатки

Остаток на конец = остаток на начало + поступления − отгрузки − списания ± перемещения

Остаток считается из документов. Править его руками в ячейке нельзя: каждая такая правка стирает след ошибки, и при следующем расхождении искать уже нечего. Если пересчёт показал другое число, расхождение закрывают документом инвентаризации с указанием причины.

Шаг 5. Инструмент

Таблица перестаёт справляться, когда остатки начинают расходиться чаще раза в месяц или когда данные вносят два человека. Это хороший момент для переезда в сервис, пока справочник ещё небольшой.

Штрихкоды

На большинстве покупных товаров уже есть штрихкод производителя. Для позиций без него печатают свою этикетку с внутренним кодом. Сканер стоит дешевле одной серьёзной пересортицы и снимает главную ошибку ручного ввода: выбор соседней строки в справочнике. Сканировать стоит и приёмку, и сборку заказа.

Регулярные пересчёты

Годовой инвентаризации для контроля мало. На практике дорогие и быстро продающиеся позиции пересчитывают выборочно каждый месяц, остальные раз в квартал. Какие позиции считать чаще, подскажет ABC и XYZ-анализ.

Если товар хранится у 3PL-оператора

Когда товар передан на ответственное хранение, собственник не меняется. Товар остаётся запасом владельца и числится у него на балансе на том же счёте 41. На практике к нему открывают субсчёт или отдельный склад в программе, например «Товары на складе хранителя», чтобы видеть, где лежит товар.

Хранитель на свой баланс чужой товар не берёт. ФСБУ 5/2019 прямо исключает из своего действия ценности других лиц, которые находятся у организации в связи с услугами хранения (подп. «б» п. 4), и требует контролировать их, в том числе через забалансовый учёт (п. 8). В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) для этого есть забалансовый счёт 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». Аналитику по нему ведут по владельцам, видам, сортам и местам хранения.

Для владельца меняется вот что:

• передачу на склад и выдачу со склада оформляют документом с количеством по каждому артикулу и подписями обеих сторон;
• приёмку по количеству делает склад, и результат приходит к вам актом; расхождение с документом поставщика вы видите сразу;
• раз в месяц остатки в вашей программе сверяют с выгрузкой оператора и подписывают акт сверки;
• услуги хранения идут в расходы по актам оператора: в стоимость товара их не включают, кроме случаев, когда хранение входит в технологию подготовки товара к продаже или обусловлено условиями покупки (подп. «в» п. 18 ФСБУ 5/2019).

Склад «Ярус» ведёт учёт в WMS по адресам вида A-03-2 и даёт клиенту выгрузку остатков, поэтому сверка сводится к сравнению двух таблиц по артикулу. Приёмка, пересчёт и маркировка описаны на странице обработки грузов.

Первый пересчёт после запуска учёта делают целиком: он даёт стартовые остатки, от которых дальше считаются все документы.

Статья справочная и не заменяет консультацию бухгалтера. Перед выбором упрощённых способов учёта и форм документов проверьте актуальную редакцию 402-ФЗ и ФСБУ.