Приёмка товара на склад: порядок, расхождения, акт

Актуально на октябрь 2026 года.

Приёмка товара на склад идёт в пять шагов: документы, количество мест, внешний осмотр, количество единиц и качество. Каждый следующий шаг дороже предыдущего, поэтому договор поставки и договор со складом заранее определяют, какие шаги обязательны и в какие сроки.

Что говорит закон

По договору поставки покупатель обязан осмотреть принятый товар в срок из закона, договора или обычаев делового оборота. В тот же срок он проверяет количество и качество и о несоответствиях незамедлительно письменно уведомляет поставщика (п. 2 ст. 513 ГК РФ). Если товар привёз перевозчик, покупатель сверяет его с транспортными и сопроводительными документами и принимает по правилам транспорта (п. 3 ст. 513).

Общее правило купли-продажи дано в ст. 483. О нарушении условий по количеству, ассортименту, качеству, комплектности, таре или упаковке покупатель извещает продавца в срок из закона или договора. Если срока нет, то в разумный срок после того, как нарушение должно было быть обнаружено. Пропуск срока позволяет продавцу отказать в требованиях, если он докажет, что из-за опоздания удовлетворить их невозможно или несоизмеримо дорого. Если продавец знал о дефекте, на опоздание покупателя он сослаться не может (п. 3 ст. 483).

Порядок проверки качества задают закон, обязательные требования техрегулирования или договор, а без них обычаи делового оборота (ст. 474). Условия проверки у продавца и у покупателя должны быть одинаковыми (п. 4 ст. 474).

Инструкции П-6 и П-7

Советские инструкции о приёмке продукции по количеству (П-6, 1965 год) и по качеству (П-7, 1966 год) до сих пор встречаются в договорах. Обязательными сами по себе они не считаются. По п. 14 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.1997 № 18 покупатель применяет их только тогда, когда это предусмотрено договором поставки. Если в договоре есть ссылка на П-6 и П-7, их сроки и порядок вызова представителя поставщика становятся обязательными, и нарушение процедуры ослабит претензию.

Формы документов

Унифицированные формы ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров», ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» и ТОРГ-3 для импортных товаров утверждены постановлением Госкомстата России № 132. Форма МХ-1 для передачи товара на хранение утверждена постановлением № 66.

С 2013 года эти формы не обязательны. Формы первичных документов утверждает руководитель организации (ч. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ), а Минфин в информации ПЗ-10/2012 прямо написал, что формы из альбомов унифицированных форм с 1 января 2013 года не обязательны к применению. Своя форма акта годится, если в ней есть обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9:

• наименование документа и дата составления;
• наименование организации, которая его составила;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина в натуральном или денежном измерении с единицами измерения;
• должности ответственных лиц, их подписи с фамилиями и инициалами.

Порядок приёмки по шагам

1. До приезда машины. Поставщик присылает накладную или УПД, номер машины и состав партии по местам. Склад бронирует ворота и людей. Для «Ярус» это заявка на приёмку на странице обработки грузов.
2. Документы у водителя. Сверьте номер машины, пломбу и её номер, транспортную накладную, количество мест и вес. Для товара с температурным режимом снимите показания термописца до открытия ворот.
3. Количество мест и внешний вид. Посчитайте паллеты и коробки, осмотрите стретч, углы, следы влаги и вскрытия. Расхождения записываются в транспортную накладную при водителе, пока он не уехал.
4. Количество единиц. Поштучный пересчёт целиком или выборочно, по договору. Повреждённые места пересчитываются всегда.
5. Качество. Внешний брак, сроки годности, маркировка, комплектность. Скрытые дефекты проверяются позже, при вскрытии или продаже.
6. Документы и фото. Акт приёмки, при расхождениях акт о расхождении, фото и видео с датой, подписи сторон.
7. Уведомление поставщика письменно в срок из договора.
8. Размещение по ячейкам и проведение в учёте. Как устроены адреса ячеек, разобрано в статье об адресном хранении.

Если товар принимает сторонний склад

Когда поставщик везёт товар сразу на склад ответственного хранения, приёмку ведёт склад, а претензию поставщику предъявляете вы. Товарный склад по умолчанию сам за свой счёт осматривает товар и определяет его количество в единицах, местах или по весу и объёму (п. 1 ст. 909 ГК). Договор хранения почти всегда это меняет: склад принимает по местам и внешнему виду упаковки, а пересчёт по единицам делает за плату.

Поэтому в договоре со складом нужны три условия. Склад составляет акт о расхождении в день приёмки и прикладывает фото. Склад сообщает вам о расхождении в тот же день, чтобы вы успели уведомить поставщика. Склад приглашает водителя к подписанию акта или делает отметку в транспортной накладной. Что ещё проверить в договоре со складом, разобрано в статье о договоре ответственного хранения.

Типы расхождений и что делать

Если покупатель по закону или договору отказывается от товара поставщика, он обязан сохранить этот товар и незамедлительно уведомить поставщика (п. 1 ст. 514). Именно здесь в ГК звучат слова «ответственное хранение». Поставщик должен вывезти товар или распорядиться им в разумный срок, а необходимые расходы покупателя на хранение возмещает поставщик (п. 2 и 3 ст. 514).

Что писать в акте о расхождении

• номер и дату накладной поставщика и транспортной накладной;
• номер машины, пломбы, время прибытия и начала разгрузки;
• артикулы с расхождением: по документам, фактически, разница;
• описание упаковки: целая, вскрытая, следы влаги, переклейка скотча;
• способ пересчёта: по местам, поштучно, выборочно с указанием доли;
• перечень фото и видео с именами файлов;
• подписи кладовщика, представителя покупателя, водителя или отметку об его отказе подписать.

Товары без расхождений в акт можно не вносить. В указаниях к форме ТОРГ-2 для этого предусмотрена запись в конце акта: по остальным ценностям из сопроводительных документов расхождений нет.

Сроки

ГК конкретных дней для поставки не называет: срок берётся из договора, а без него действует «незамедлительно» по ст. 513 и «разумный срок» по ст. 483. Поэтому сроки лучше записать в договор поставки цифрами: например, проверка количества мест при разгрузке, количества единиц за 3 рабочих дня, скрытых дефектов в течение гарантийного срока.

При возврате товара со склада ответственного хранения действует своё правило. Если товар не осмотрели совместно, о недостаче или повреждении надо письменно заявить складу при получении, а о скрытых дефектах в течение трёх дней (п. 2 ст. 911).

Частые ошибки

• Водителя отпустили до пересчёта мест. Без отметки в транспортной накладной недостачу мест трудно доказать, и перевозчик с поставщиком начнут ссылаться друг на друга.
• Накладную поставщика подписали без оговорок, а пересчёт сделали на следующий день. Подпись без замечаний потом приходится опровергать актом и фотографиями.
• Повреждённый короб вскрыли до съёмки. Фото целой упаковки с порванным скотчем часто весит в споре больше, чем фото пустой коробки.
• Акт подписал один кладовщик. Лучше комиссия из двух-трёх человек и приглашение поставщика, особенно если договор ссылается на П-6 и П-7.
• Пересорт поставили на остаток и продали. Отказаться от проданного товара уже не получится, а по п. 4 ст. 468 ГК товар с нарушением ассортимента считается принятым, если покупатель в разумный срок не сообщил об отказе.
• Уведомление поставщику отправили в мессенджер, хотя ст. 513 требует письменной формы. Пропишите в договоре, что письмо на электронную почту считается письменным уведомлением, и укажите адреса.

Тарифы на приёмку, пересчёт и маркировку указаны на странице цен, порядок приёмки на демо-складе на странице условий хранения.

Статья справочная и не заменяет консультацию юриста. Перед подписанием договора поставки или хранения проверьте актуальную редакцию ГК РФ и закона № 402-ФЗ.